top of page
  • Writer's pictureJohanna Saarinen

Ei stressiä, vain onnistuneita tapahtumia - aikataulu yritystapahtuman suunnittelussa.


Kirjoitimme viime vuoden puolella somessa aina niin ajankohtaisesta aiheesta; tapahtumien suunnittelemisesta ja tapahtumapalvelujen ostamisesta hyvissä ajoin. Tämä aihe on niin lähellä sydäntä, että halusin aloittaa Nosteen blogin kirjoittamalla sille oman julkaisun!


Miksi aikataulu on niin tärkeää yritystapahtuman suunnittelussa?  

 

Kun lähdet suunnittelemaan tapahtumaa, haluat olla varma, että tapahtumasi onnistuu, osallistujat viihtyvät ja oma stressikäyräsi ei vilku punaisella. Sitten tulee työpöydälle sitä ja tätä ja tuota ja yhtäkkiä huomaatkin, että tapahtumaan on enää kuukausi aikaa.

Miten tässä taas näin kävi?

 


1000 hengen yritystapahtuma

Muutamia syitä miksi tapahtuman suunnittelu ja yhteistyö tapahtumatoimiston kanssa kannattaa aloittaa ajoissa:

 

Varmistat tapahtumaasi oikeat puitteet ja sisällön


  • tapahtumapaikat ovat tällä hetkellä varattuja pitkälle tulevaisuuteen. Jotta saat haluamasi ja tapahtuman aiheeseen sopivan tilan, esiintyjät ja somistuksen, on hyvä olla ajoissa liikkeellä

  • sisältöä ja tapahtuman tavoitteita on helpompi ideoida ja pallotella kun on aikaa. Osallistujat toivovat ajalleen vastinetta, joten sisältöön kannattaa panostaa, oli se sitten virallisempaa seminaarisisältöä tai viihteellisempi iltajuhla

  • esiintyjät buukataan hyvissä ajoin. Jotta saat tapahtumaasi siihen sopivimmat esiintyjät; juontajan, artistin ja/tai stand up koomikon, älä jää telineisiin

 

Varmistat budjetissa pysymisen


  • viime hetken päätökset ja muutokset saattavat koitua kalliiksi, esim. messukeskuksien lisätilaukset messuosastolle hinnoitellaan lähellä tapahtumaa +50% kalliimmaksi kun ajoissa tilatut tuotteet ja palvelut

  • aikaisella suunnittelulla voimme neuvotella parempia diilejä alihankkijoiden kanssa sekä tutkia kustannustehokkaita vaihtoehtoja

 

Varmistat korkean osallistumisprosentin


  • ihmisten kalenterit täyttyvät tänä päivänä jos minkälaisesta, ja nopeasti. Kun kutsulistat valmistellaan ajoissa ja ilmoittautumisprosessi täräytetään käyntiin hyvissä ajoin, voit olla varma, että ajoissa varattu tapahtumatilasi täyttyy ääriään myöden

 

Sen sijaan, että viivyttelet suunnittelun aloitusta, ota härkää sarvista kiinni ja soita vaikkapa meille Nosteella. Meillä on satojen tapahtumien kokemus, joiden perusteella pystymme vinkkaamaan mistä kannattaa aloittaa ja sen kuuluisan tiukan paikan tullen auttamaan järjestelyissä.

 

Kuten meillä suomalaisilla on tapana sanoa, ”aikainen lintu madon nappaa”! 😊


Terveisin,

Johanna Nosteelta



 

56 katselukertaa0 kommenttia

留言


bottom of page