Miksi järjestää kick off?

Anna Koskinen

6.10.

3 min käytetty lukemiseen

Keskellä hymyilevä STAFF-merkkinen nainen puhuu kahvikuppi kädessä kahden muun kanssa hämärässä juhlatilassa.

Viisi tuntia yhdessä voi vaikuttaa koko vuoteen

Työelämä muuttuu vauhdilla. Organisaatiot hyödyntävät yhä enemmän tekoälyä, työskentelevät hajautetusti ja tekevät yhteistyötä eri paikkakunnilla, maissa ja aikavyöhykkeillä. Samalla yksi asia on säilynyt ennallaan: ihmiset tarvitsevat edelleen toisiaan.

Siksi kick off -tilaisuudet ovat tärkeämpiä kuin ehkä koskaan aiemmin.

Moni mieltää kick offin kalenterimerkinnäksi, jossa käydään läpi tavoitteet, strategia ja tulevan vuoden suunnitelmat. Parhaimmillaan kyse on kuitenkin paljon suuremmasta asiasta. Kick off tarjoaa mahdollisuuden pysähtyä yhdessä, luoda yhteistä suuntaa ja vahvistaa niitä ihmissuhteita, joiden varaan arjen yhteistyö rakentuu.

Kick off luo yhteisen suunnan

Kun vuosi, projekti tai uusi strateginen vaihe käynnistyy, ihmiset tarvitsevat yhteisen käsityksen siitä, mihin ollaan menossa ja miksi.

Tutkimuksissa tiimien yhteinen ymmärrys tavoitteista on yhdistetty sitoutumiseen, yhteistyöhön ja epäselvyyksien vähentymiseen. Hyvä kick off auttaa henkilöstöä näkemään oman roolinsa osana suurempaa kokonaisuutta ja luo tunteen siitä, että kaikki kulkevat kohti samaa päämäärää.

Samalla se tarjoaa johdolle mahdollisuuden kertoa yrityksen suunnasta tavalla, johon Teams-esitys tai sähköpostitiedote harvoin pystyy.

Kaksi naista juttelee hymyillen violetisti valaistussa lounge-tilassa tapahtumassa, taustalla muita ihmisiä ja kahvikuppeja.

Kohtaamisten arvo kasvaa tekoälyn ja etätyön aikakaudella

Työ on aiempaa tehokkaampaa, mutta samalla yhä digitaalisempaa.

Microsoftin Work Trend Index -tutkimuksessa etätyön havaittiin heikentäneen työntekijöiden kokemaa yhteyttä omaan tiimiinsä, kun epämuodolliset kohtaamiset, yhteiset lounaat ja spontaanit keskustelut vähenivät.

Juuri tästä syystä fyysiset kokoontumiset ovat nousseet uuteen arvoon. Ne tarjoavat mahdollisuuden keskustella kasvokkain, vahvistaa luottamusta ja rakentaa suhteita, joiden merkitys näkyy pitkään tapahtuman jälkeen.

Gallupin tutkimusten mukaan vahvat ihmissuhteet työpaikalla ovat yhteydessä muun muassa parempaan sitoutumiseen, viestintään ja yhteistyöhön. Työpaikalla koettu ystävyys ja yhteisöllisyys ovat nousseet entistä tärkeämmiksi erityisesti hybridityön aikakaudella.

Monille osallistujille kick offin arvokkain anti ei lopulta olekaan yksittäinen esitys, vaan keskustelu kollegan kanssa kahvikupin äärellä.

Yhteisöllisyys ei synny Teamsissa

Yrityskulttuuri rakentuu yhteisistä kokemuksista.

Kun ihmiset kokoontuvat yhteen, syntyy tarinoita, muistoja ja keskusteluja, jotka jatkuvat vielä pitkään tapahtuman jälkeen. Samalla vahvistuu tunne kuulumisesta samaan joukkoon.

Kick off on myös työnantajan viesti henkilöstölle. Se kertoo, että ihmiset ovat yritykselle tärkeitä ja että yhteiseen suuntaan, osaamiseen ja hyvinvointiin halutaan panostaa.

Parhaimmillaan tapahtuma lisää motivaatiota, vahvistaa luottamusta organisaation tulevaisuuteen ja antaa energiaa tuleviin haasteisiin.

Hyvä kick off ei ole ohjelmaa, vaan kokemus

Usein onnistumista mitataan esiintyjien, ohjelman tai tapahtumapaikan kautta. Todellisuudessa osallistujat muistavat ennen kaikkea sen, miltä päivä tuntui.

Oliko tunnelma innostava? Tapasinko uusia ihmisiä? Ymmärsinkö paremmin, mihin olemme menossa? Lähdinkö tapahtumasta energisempänä kuin sinne saapuessani?

Käsi nostaa leivonnaista jälkiruokapöydästä, jossa on pieniä torttuja ja marjoilla koristeltuja herkkuja violetissa valossa

Nämä kokemukset syntyvät harvoin sattumalta.

Onnistunut kick off rakentuu tarkkaan suunnitellusta kokonaisuudesta, jossa sisältö, kohtaamiset, aikataulu, tilankäyttö, viestintä ja tunnelma tukevat toisiaan. Silloin tapahtuma ei ole sarja ohjelmanumeroita, vaan yhtenäinen kokemus.

Miksi tapahtumatoimisto kannattaa ottaa mukaan?

Organisaatio tuntee itse parhaiten oman henkilöstönsä, tavoitteensa ja kulttuurinsa. Tapahtumatoimisto puolestaan osaa muuttaa nämä tavoitteet toimivaksi tapahtumaksi.

Kokeneen tapahtumatoimiston suurin vahvuus ei ole vain käytännön järjestelyiden hoitaminen, vaan kyky rakentaa kokonaisuus, joka tukee tapahtuman tavoitteita. Ammattilaiset tarkastelevat osallistujakokemusta alusta loppuun: miten odotuksia rakennetaan ennakkoon, miten kohtaamisia tuetaan päivän aikana ja millainen tunne osallistujille halutaan jättää tapahtuman päätteeksi.

Lisäksi tapahtumatoimisto huolehtii lukemattomista yksityiskohdista, joita organisaatiossa ei välttämättä osata tai ehditä huomioida. Sujuvat aikataulut, tekniset ratkaisut, tilajärjestelyt, esiintyjien koordinointi, tunnelman rakentaminen ja tapahtumapäivän johtaminen näkyvät osallistujille ennen kaikkea vaivattomuutena.

Ehkä tärkein hyöty on kuitenkin se, että myös yrityksen oma henkilöstö voi osallistua tapahtumaan. Kun vastuu käytännön toteutuksesta on ammattilaisilla, johto ja järjestäjät voivat keskittyä samaan asiaan kuin muutkin: kohtaamisiin, keskusteluihin ja yhteisen tulevaisuuden rakentamiseen.

Lopuksi

Kick off ei ole vain kustannus tai kalenterimerkintä. Se on investointi ihmisiin.

Aikana, jolloin yhä suurempi osa työstä tapahtuu digitaalisesti ja tekoälyn tukemana, kasvokkain tapahtuvien kohtaamisten arvo korostuu. Hyvin toteutettu kick off vahvistaa yhteistä suuntaa, lisää sitoutumista, rakentaa yrityskulttuuria ja luo yhteisöllisyyttä, joka kantaa pitkälle arkeen.

Ja juuri siksi parhaat kick offit muistetaan vielä kuukausienkin päästä. Ei siksi, mitä lavalla sanottiin, vaan siksi, mitä ihmisten välillä tapahtui.

Sparraillaanko minkälainen kick off tapahtuma tukisi parhaiten teidän tavoitteitanne?

Ota yhteyttä: