Kohtaamiset ovat tapahtumien uusi supervoima – 4 oivallusta Nosteessa nyt -iltapäivästä

Mitä jos tapahtuman tärkein anti ei olekaan se, mitä osallistuja tilaisuudessa oppii vaan se, kenet hän paikan päällä tapaa?

Tätä kysymystä pysähdyimme pohtimaan Nosteessa nyt -afternoon tea -hetkessä tiistaina 1.9.2026 Hotelli St. Georgen upeassa Wintergardenissa. Iltapäivään kokoontui yli 50 tapahtuma-alan ammattilaista keskustelemaan siitä, miten tapahtumien rooli muuttuu ja millaisia kohtaamisia ihmiset tarvitsevat juuri nyt. Tilaisuuden avasi verkostoitumisen asiantuntija ja tietokirjailija Laura Lindsberg, joka puhui merkityksellisten kohtaamisten ja verkostojen voimasta. Paneelikeskustelussa omia näkökulmiaan toivat Fanni Helin (LähiTapiola-ryhmä), Petra Ranta (KONE Corporation) sekä työ- ja organisaatiopsykologi Nina Lyytinen.

Tapahtuma-alalla on käynnissä kiinnostava muutos. AI:n aikakaudella tietoa on saatavilla enemmän kuin koskaan. Muutamalla klikkauksella saa käsiinsä erilaisia näkemyksiä, tutkimuksia, inspiraatiota ja koulutussisältöjä. Siksi tapahtumiin ei enää tulla vain oppimaan vaan sen sijaan kohtaamaan, verkostoitumaan ja kokemaan yhdessä.

Kohtaamiset ovatkin nousseet tapahtumien uudeksi supervoimaksi. Mutta mitä tämä tarkoittaa käytännössä tapahtumien suunnittelulle?

1. Luottamus syntyy ihmisistä. 92 % ihmisistä luottaa tuttujen suosituksiin enemmän kuin markkinointiin, ja 91 % tapahtumakävijöistä pitää kasvokkaista vuorovaikutusta kriittisenä luottamuksen rakentumiselle. Kohtaamiset eivät siis ole tapahtuman sivutuote vaan ydinarvo.

2. Hyvä tapahtuma alkaa jo ennen kuin ovet avataan. Onnistuneen tapahtuman perusta rakennetaan jo suunnittelupöydällä: miksi tapahtuma järjestetään, kenelle ja miten onnistumista mitataan? Kun tavoite ja kohderyhmä ovat selkeitä, myös sisältö, ympäristö ja kohtaamisia tukevat elementit voidaan rakentaa niitä tukemaan.

3. Turvallinen tila on onnistuneen tapahtuman edellytys. Tapahtumassa jokaisen pitäisi voida tuntea olevansa nähty, kuultu ja tervetullut. Mutta todellinen psykologinen turvallisuus tarkoittaa myös sitä, että tapahtumassa uskaltaa olla eri mieltä, kysyä tyhmiä kysymyksiä ja haastaa vallitsevia ajatuksia. Todellinen yhteys muihin ihmisiin syntyy siitä, kun voi olla aidosti oma itsensä.

4. Sisältö houkuttelee paikalle, mutta kohtaamiset saavat jäämään. Vaikka verkostoituminen on tutkitusti noussut yhdeksi tärkeimmistä syistä osallistua tapahtumiin, sisällöllä on edelleen valtava merkitys. Hyvä sisältö antaa syyn tulla paikalle, herättää ajatuksia ja toimii parhaimmillaan keskustelun avaajana. Tulevaisuuden tapahtumassa sisältö ja kohtaamiset eivät kilpaile keskenään, vaan ne vahvistavat toisiaan.

Mitä tästä kannattaa ottaa mukaan omaan tapahtumasuunnitteluun?

Jos tapahtumien merkitys siirtyy yhä vahvemmin kohti kohtaamisia, kannattaa myös tapahtuman onnistumista arvioida hieman uudesta näkökulmasta.

Jo suunnitteluvaiheessa kannattaa huomioida:

·       Miten uusien keskustelujen syntymistä voidaan tukea?

·       Miten voidaan madaltaa ihmisten kynnystä tutustua toisiinsa?

·       Miten luomme puitteet ja sisällön, jossa syntyy uusia ideoita, yhteistyömahdollisuuksia tai suhteita?

·       Miten osallistujalle voidaan luoda tunne siitä, että hän sai ajalleen oikeaa arvoa?

Lopulta tapahtuman arvo ei välttämättä synny siitä, kuinka paljon tietoa osallistuja saa mukaansa. On tärkeä huomioida myös mitä hän kokee, kenen kanssa hän kohtaa ja mitä näistä kohtaamisista syntyy.

Lämmin kiitos osallistujille, puhujille ja yhteistyökumppaneille – Strawberrylle, Demandelle, Modern Solutionsille ja Niityn Kukalle. Ja erityisesti kiitos keskusteluista, ajatuksista ja kohtaamisista. Niissä oli tämän iltapäivän todellinen taika.