Tapahtuman AV-tekniikka tarpeen, teeman ja tarkoituksenmukaisuuden tukena

Yritystapahtuma, kuten mikä tahansa tapahtuma, on aina viestintäteko. Se on strateginen alusta, jossa organisaatio kohtaa sidosryhmänsä, kuten henkilöstön, asiakkaat, kumppanit tai vaikkapa median, ja pyrkii vaikuttamaan kävijöiden ajatteluun, tunteisiin sekä toimintaan.  

Tapahtuman sisältö ei kuitenkaan synny tai välity pelkästään puhujien sanoista tai esitysmateriaalien kautta. Tapahtumissa kyseessä on aina monien asioiden summa ja niistä muodostuva kokonaiskokemus. Tässä kokonaisuudessa tapahtuman AV-tekniikka – valo, ääni ja videotekniikka – on oleellinen osa infrastruktuuria, joka voi onnistuessaan vahvistaa kävijäkokemusta, teemaa tai tarkoitusta, mutta yhtä lailla epäonnistuessaan heikentää näitä. 

Tapahtuman AV-tekniikka ei ole pelkkä tekninen lisä tai ”pakollinen paha”

Tarkoituksenmukaisesti käytettynä se tukee tapahtuman viestiä, rytmittää ohjelmaa, ohjaa vieraiden huomiota ja rakentaa muistijälkeä. Liian vähän, liikaa tai muuten heikosti suunniteltuna ja toteutettuna se muuttuu irralliseksi elementiksi, joka kuluttaa budjettia mutta ei tuota arvoa niin järjestäjälle kuin vieraillekaan.  

Teknisen toteutuksen ostaminen koetaan toisinaan hankalaksi, mutta sen ei ole tarve olla sitä. Asiaa helpottaakseen, on tilaajan mahdollista purkaa oman tapahtumansa tekniset aspektit eri osa-alueisiin ja miettiä, mihin kaikkiin asioihin tekniikan tulisi vastata. Selkein on luonnollisesti tarve, mutta näkökulmia on huomattavasti enemmänkin. Jos asia tuntuu edelleen haastavalta, on aina mahdollisuus kääntyä tekniikkaa toimittavan ammattilaisen puoleen. 

Tarve luo raamit teknisen ratkaisun laajuudelle 

Kaikki tapahtumat eivät tarvitse massiivisia LED-seiniä tai satoja liikkuvia valoja. 

Toiset tapahtumat taasen vaativat näyttävyyttä ja ”isoa pensseliä”. Jotkin tapahtumat taas voivat vaatia varsin isoa teknistä panostusta, mutta lähinnä kokonsa puolesta. Tällaisesta tilaisuudesta esimerkki voi olla isot messut: valaisun ei tarvitse siellä olla välttämättä erityisen näyttävää, mutta sitä tarvitaan paljon ja sillä on iso merkitys näytteilleasettajien työn jäljen näkymiselle. Tärkeintä on, että oli tekninen toteutus minkäkokoinen tai -näköinen tahansa, sen parametrejä määrittelee myös tarve. 

Tarveanalyysi ennen teknistä suunnittelua ja budjetointia 

Kun puhutaan nimenomaan teknisistä tarpeista, kysymyksiä ja täytettäviä kohtia voi olla lopulta varsin pitkä lista: 

• kuinka monta puhujaa tilaisuudessa on 

• kuinka iso lava tarvitaan  

• miten varmistetaan, että koko yleisö näkee esitettävän materiaalin riittävän hyvin 

• halutaanko tilaisuus streamata jne. 

Tarvekartoitus on tärkeää tehdä jo alkuvaiheessa ja käyttää sen tekemiseen hetki aikaa. Osaava tekninen kumppani pystyy avustamaan ja mielellään myös avustaakin kartoituksen tekemisessä. Kokemuksen ja ammattitaidon avulla he osaavat kysyä sellaisiakin kysymyksiä mitä tilaajalla itsellään ei välttämättä nouse mieleen. Tärkeää on kuitenkin se, että kaikki tarpeet joihin tekniikalla pystytään vastaamaan, tulee käytyä mielessä vähintäänkin ajatuksen tasolla. Tämän tarvekartoituksen jälkeen teknistä kokonaisuutta voi lähteä yhdessä teknisen toimittajan kanssa rakentamaan. Ja kun ns. pakolliset kohteet (äänentoiston kattavuus, kuvapintojen riittävyys, esiintyjän näkyminen jne.) ovat käyty läpi ja varmistettu, voidaan siirtyä miettimään lisää teemaa, tarkoituksenmukaisuutta ja mitä kaikkea lisätekniikkaa ja -maustetta mahdollisesti voidaan tai halutaan toteuttaa. 

Tarvekartoitus on luonnollisesti äärimmäisen tärkeä työvaihe myös budjetoinnin kannalta. On talouden ja tuotannon kannalta järkevää tehdä tarvekartoitus yhdessä tekniikan ammattilaisen kanssa, joka pystyy nostamaan esiin huomioita; tähän tarvitaan tätä lisää, tuohon ei tarvita tuota noin paljoa ja niin edelleen. Tätä kautta myös budjetti alkaa rakentumaan, ja kun tarpeet ovat selkeästi käyty läpi ja määritelty, on budjetissa pysyminen myös projektin jatkuessa huomattavasti helpompaa. Tämä luo varmuutta luonnollisesti niin tilaajalle kuin toimittajallekin. Ammattilainen tekniikan toimittajana ei myöskään tässä vaiheessa pyri maksimoimaan omaa myyntiään, vaan pyrkii rakentamaan pitkäkestoista asiakassuhdetta, jolloin tilaaja voi olla turvallisin mielin käytettävän budjetin osalta.  

Teema määrittää teknisen konseptin 

Yritystapahtumissa teema ei ole pelkkä Powerpoint -esityksen tiedostonimi. Teema näkyy, kuuluu ja tuntuu läpi koko tilaisuuden. Tapahtumatekniikan tehtävä on luonnollisesti vahvistaa näitä parametrejä ja omalta osaltaan tehdä teemasta konkreettinen ja koskettava. 

Teema määrittelee luonnollisesti osaltaan teknisen toteutuksen mittakaavaa, visuaalista ilmettä ja useita muita seikkoja. Jos teema on 20-luvun New York, voi teknisten osa-alueiden toteutustapa, mittakaava ja budjetti olla hyvinkin erilainen kuin esimerkiksi 2030-luvun rave teemalla operoiva projekti. Onkin kaikkien osapuolien kannalta tärkeää, että teknisten funktioiden lisäksi keskustelua käydään myös teemasta jo tuotannon alkuvaiheessa. 

Teeman selkein tukitoimi tekniikan näkökulmasta on luonnollisesti visuaalisuus. Millaisen tunnelman valaisu luo, mitä kaikkea kuvapinnoilla toistetaan ja niin edelleen. Mutta muita teknisen toteutuksen osia ei tule unohtaa. Ääni ja sen hyödyntäminen teemojen tukemisessa on edelleen varsin alikäytetty toiminto ja sen hyödyntämiselle olisi tilausta. Lisäksi teemaa voi tukea teknisen toteutuksen yleinen ilme ja pieteetti. Siististi toteutettu ja huoliteltu tekninen toteutus on toki ilmiselvyys suurelle osalle toimijoita, mutta riittävän pitkälle vietynä se voi olla myös sekä teemaa että vaikkapa yrityksen brändiä tukeva seikka. Yhtä lailla tekninen toteutus voi joskus olla tarkoituksella hieman särmikäs, esimerkiksi festivaaliteemaisessa tapahtumassa. 

Mitä tulee teknisiin ratkaisuihin, valtaosassa tapahtumia yksikään tekniikan osa-alue ei luovasti suunniteltuna ja käytettynä kaipaa ympärilleen ns. flavour-of-the-week tuotteita tai palveluita. On kauas näköisempää ja usein kustannustehokkaampaa pyrkiä hyödyntämään jo olemassa olevia ratkaisuita, mutta käyttää niitä luovalla tavalla. Tekninen kalusto on luovuuden työkalu, ei itseisarvo. 

Valo teeman ilmentäjänä 

Valotekniikan avulla voidaan muuttaa tilan identiteettiä, sen värivalinnoilla tukea yrityksen brändiä tai siirtyä vaikkapa selkeästä, kirkkaasta seminaaritilanteesta iltajuhlien kontrastisempaan ja värjättyyn, uuteen maailmaan. Valosuunnittelun dynamiikalla tuetaan teemallisia seikkoja, kuten millainen tunnelma kuhunkin ohjelmakohtaan halutaan. 

Brändivärien käyttö valaisussa on perinteinen tapa toteuttaa teemallista alleviivausta, mutta se ei suinkaan ole ainoa keino. Yrityksen kylmänsinisen brändivärityksen unohtaminen ja sen sijaan keskittyminen vaikkapa juhannusteeman perusteella lämpimiin sävyihin sekävärilämpötiloihin voi olla perusteltu ja tervetullutta vaihtelua perinteisiin ratkaisuihin. 

Erilaisilla nykyaikaisilla efektiivisillä LED valaisimilla pystytään tukemaan tai jopa rakentamaan teemaa. LED ”tikut” tai muut visuaalisesti mielenkiintoiset valaisimet oikein aseteltuna voivat kieliä modernista teemasta ja ovatkin varsin usein käytettyjä, kustannustehokkaita tehokeinoja.  

Video ja visuaalinen narratiivi 

Videotekniikka ja visuaaliset pinnat eivät nykyään ole ainoastaan pintoja esitysmateriaalien toistolle. LED-seinät, projisoinnit ja muut videotekniset ratkaisut ovat tilaa muokkaavia elementtejä ja parhaimmillaan niiden avulla rakennetaan immersiivisiä kokonaisuuksia, jotka vievät vieraat odottamattomiin maailmoihin. 

Totta kai yritystapahtumassa videopintojen tärkein funktionaalinen toiminto on näyttää esiintyjien materiaalit sellaisina kuin ne on suunniteltu näyttämään eikä tästä saa tinkiä. Mutta tämäkään ei poissulje videopintojen ja -ratkaisuiden luovaa käyttöä; projisointitekniikan avulla kasvugrafiikka voi nousta tilan seinäpinnoille, tuotelanseeraus kasvaa koko seinän kokoiseksi animaatioksi tai arvolupaus kiteytyä tilaa kiertävänä typografiana.  

Ääni tunnelman ja ymmärrettävyyden varmistajana 

Varsin usein törmää tilanteeseen, jossa äänentoisto koetaan jopa hieman aliarvostettuna osana teknistä toteutusta – kunnes se epäonnistuu. Tapahtumissa äänen selkeys ja kattavuus ovat luonnollisesti ensisijaisia vaatimuksia. Puheen tulee olla ymmärrettävää koko yleisöalueella ilman että yhdenkään vieraan tarvitsee pinnistellä saadakseen selvää tai yleensä kuullakseen.  

Tulee kuitenkin muistaa, että äänellä pystytään tekemään paljon muutakin vain toimittaa funktionaalisesti onnistunut kokonaisuus. Musiikkivalinnat, äänimaisemat tai muut teemaan sidotut toiminnot alleviivaavat sekä teemaa että tarvittaessa yrityksen brändiä.  

Avajaisnumeron äänimaisema herättää kuulijat, surround -äänillä saadaan lisää syvyyksiä sanomalle, musiikki nostaa tai laskee energiaa – vaihtoehtoja äänen ja äänitekniikan hyödyntämiselle tapahtuman ilmeen voimistamiseksi on useita. 

Tarkoituksenmukaisuus: Teknologia palvelee sisältöä 

Kuten edelläkin todettua, tekninen toteutus, saatikka sen näyttävyys ei ole itseisarvo. Isoa LED seinää ei kannata tilata sen takia että se on iso LED seinä. Konkreettisen ja funktionaalisuuteen tähtäävän tarvekartoituksen lisäksi tulee miettiä myös, mikä on tarkoituksenmukaista. Termit toki ovat jossain määrin lähellä toisiaan, mutta tarkemmin tutkittuna niiden väliltä löytyy eroja. 

Jos tapahtuma on sisäinen strategiapäivitys 30 hengen johtoryhmälle, on intiimi ja mahdollisimman helppoon keskusteluun keskittyvä toteutus luonnollisesti tarkoituksenmukaisempi kuin massiivinen show-tuotanto. Jos taas toteutetaan henkilöstöjuhlat 500 hengelle isossa, tyhjässä tapahtumatilassa, jo pelkästään funktionaaliset tarpeet asettavat tekniselle toteutukselle tietyt raamit ja mittakaavan. Mutta myös tarkoituksenmukaisuuden näkökulmasta liikutaan erilaisessa tilanteessa; valaisun tunnelma, orkesterin ääni- ja valotekniikka, mahdollinen videotekniikka, kaikki tulee suunnitella sen mukaan, mikä palvelee tarpeen lisäksi myös tarkoitusta. 

Apuna budjetoinnissa 

Tarkoituksenmukaisuus, yhdessä toki muidenkin parametrien kanssa, on oleellinen seikka myös budjetoinnin kannalta. Vaikka tehtäisiin fyysisesti isoa tapahtumaa, voidaan myös teemaan tukeutuen todeta, ettei mahdollisesti olekaan tarkoituksenmukaista toteuttaa päälavalle massiivista video- tai valototeutusta. Jos valittu teema sallii, voidaan visuaalisuuttakin toteuttaa pienemmässä mittakaavassa: yksittäinen spottivalo esiintyjälle tai vaikka pelkkä takaa lattialta tuleva valo, joka piirtää esiintyjän siluettina voi olla tehokeinona huomattavasti vaikuttavampi kuin kymmenet tuhannet LED pikselit ja sadat valaisimet. 

Yhtä lailla on useita tilaisuuksia, joissa ei välttämättä kaivata lainkaan vaikkapa videototeutusta. Jos mitään esitettävää materiaalia ei ole, ja tilaaja on sekä halukas että valmis toteuttamaan visuaalisen ilmeen valaisun avulla, miksi tilata kallista kuvatoteutusta vain ”koska voi”. Videotekniikan ollessa suhteessa hintavaa, tällaisissa tilanteissa tarkoituksenmukaisuuden avulla pystytään hallitsemaan myös budjetin rivejä jopa merkittävillä summilla. 

Yhteenveto 

Kaiken kaikkiaan, tekniikan hyödyntäminen edellä mainituissa seikoissa; teema, tarve ja tarkoituksenmukaisuus, on erittäin suositeltavaa jokaisen tapahtuman kohdalla. On myös täysin luvallista haastaa tuotanto- ja suunnittelutiimiä pienemmissäkin projekteissa, eikä ole suositeltavaa mennä ns. aidan matalimmasta kohdasta näissäkään tilanteissa. Kuten kaikissa tapahtumissa, myös näissä parhaimpaan lopputulokseen päästään avoimella ja yhteisellä keskustelulla tilaajan ja tekniikan toimittajan kesken. Tekniikkaa ja sen optimaalista hyödyntämistä miettiessä kannattaakin muistaa, ettei niitä ole tarve yrittää yksin selvittää vaan muistaa, että ammattimainen ja kokenut tekninen toimija pystyy auttamaan jo tarvekartoituksen kohdalla. Tämän keskustelun ja kartoituksen myötä syntyy parhaiten teemaan, tarpeeseen ja tarkoituksenmukaisuuteen vastaavat ratkaisuehdotukset. Ja mitä pienempi projekti, sitä enemmän on tilausta ammattilaisen näkemykselle ja olemassa olevan budjetin sekä tekniikan optimaalisesta, luovasta hyödyntämisestä. 

Olemassa olevan tekniikan hyödyntäminen luovalla tavalla on usein kustannustehokkaampi ja joka kerta pitkäikäisempi vaihtoehto kuin yksittäisen laitteen tai palvelun hankkiminen spesifisti vain yhtä yksittäistä teemaa tukevana tuotteena. Jos tuote palvelee vain yhtä tarkoitusta, se voi osoittautua kiivaalla tahdilla eteenpäin liikkuvassa markkinassa yllättävänkin nopeasti tarpeettomaksi. Nykymaailman arvoihin viitaten, ”kertakäyttöiset” ratkaisut sotivat myös usein vahvasti vastuullista toimintaa vastaan. 

On hyvä konsultoida ammattilaisia jo siinä vaiheessa, kun teema on päätetty ja alustava mittakaava tekniselle toteutukselle on hahmoteltuna. Tekniikan luovalla käytöllä ja sitä myöten teeman vahvistamisella tapahtumajärjestäjä pystyy nostamaan oman tapahtumansa massan joukosta ajatuksia herättäväksi sekä muistijäljen jättäväksi kokemukseksi vieraiden parissa. 

Vaikka tapahtumissa toistuvat tietyt lainalaisuudet, jokainen tapahtuma voidaan ja tuleekin ajatella omana yksittäisenä kokonaisuutena. Ja vaikka tekniikan näkökulmasta on useita asioita, jotka toistuvat tapahtumasta toiseen, ei pidä tuudittautua toimittamaan ainoastaan ”bulkkia”, vaan käydä tarvekartoitus jokaisen projektin kohdalla, tarkoituksenmukaisuutta unohtamatta. 

Hannu

---

Hannu Hautalahdella on yli 20 vuoden kokemus tapahtumatekniikan kentältä tekniikan, suunnittelun, projektien johdon ja myynnin saralta. Nykyään hän toimii Sales Executive - Corporate Sales -roolissa Creative Technology Finland Oy:ssä.

hannu.hautalahti@ct-group.com

+358 50 303 2139

www.ct-group.com